Con la llegada de octubre, que marca el inicio de los preparativos para la temporada de fin de año, es crucial comenzar a planificar las finanzas personales de manera más estricta. Este periodo es conocido por un incremento en los gastos por festividades como Halloween, y las compras anticipadas para la Navidad.
Estos pueden representar una amenaza para el bolsillo si no se administra bien el dinero, así que Microsoft Excel se convierte en un aliado, no solo como una herramienta para hacer cálculos básicos, sino como un completo gestor de finanzas personales que, bien utilizado, puede ayudar a ahorrar significativamente.
Excel ofrece una amplia gama de funciones que permiten llevar un control detallado de los ingresos y egresos, facilitando la creación de presupuestos personalizados que ayudarán a no gastar más del dinero que se tiene.
Cómo crear un presupuesto en Excel
Lo primero que se necesita es un presupuesto mensual. Esta es una práctica clave para mantener las finanzas en orden y saber exactamente cuánto se puede gastar en cada categoría, como alimentos, transporte, entretenimiento y otros gastos. Para hacerlo en Excel, estos son los pasos:
- Abrir una nueva hoja de Excel.
- En la columna A, enumerar las categorías de gasto (alquiler, supermercado, transporte….).
- En la columna B, coloca el presupuesto asignado para cada categoría. Por ejemplo, se puede destinar 300 dólares para alimentos, $100 para transporte y $50 para entretenimiento.
- Dejar la columna C para los gastos reales de cada categoría.
Con este formato básico, ya se tiene un esqueleto de presupuesto. Lo importante será actualizar la columna C conforme avances el mes y vayas registrando los gastos reales.
Cómo usar la opción SUMA para calcular todo el gasto
El siguiente truco es aprovechar una de las funciones más básicas de Excel: SUMA. Esta permitirá ver cuánto has gastado en total y compararlo con el presupuesto planificado.
- En una celda debajo de la columna B (por ejemplo, B10), escribe la fórmula =SUMA(B2:B9) para sumar el presupuesto total de todas las categorías.
- Hacer lo mismo en la columna C para sumar los gastos reales: =SUMA(C2:C9).
Ahora se puede comparar los totales. Si el valor de la columna C es mayor que el de la columna B, se sabrá que se ha gastado más de lo presupuestado. Esto permitirá tomar medidas a tiempo y ajustar los gastos.
El truco de Excel para controlar el gasto mensual
Un truco visual que puede ser muy útil para controlar las finanzas es el formato condicional. Esta función de Excel permitie marcar de manera automática cuando se está más cerca al límite de gasto en una categoría o incluso si se ha sobrepasado.
- Seleccionar las celdas de la columna C donde anotar los gastos.
- Ir a la pestaña Inicio y seleccionar Formato condicional.
- Elegir la opción Resaltar reglas de celdas y luego oprimir Mayor que.
- En el cuadro que aparece, ingresar la celda correspondiente al presupuesto de esa categoría (por ejemplo, si se está destacando los gastos de alimentos, elegir la celda de presupuesto de alimentos). Esto marcará en rojo cualquier gasto que supere el presupuesto asignado.
De esta manera, cada vez que cualquier usuario ingrese un gasto que sobrepase el monto planificado, la celda se pondrá roja, alertando de que se está excediendo los límites.
Cómo mantener el control del dinero con Excel
Para mantener un mejor control de las finanzas, es recomendable revisar el presupuesto al menos una vez por semana. Se puede utilizar la función de promedios para proyectar los gastos al final del mes y hacer ajustes antes de que sea demasiado tarde.
- En una nueva columna, se puede calcular el gasto promedio diario utilizando la fórmula =PROMEDIO(C2:C9).
- Luego, multiplicar ese promedio por los días que faltan para que termine el mes, y así proyectar cuánto más gastarán en cada categoría. La fórmula sería algo como =PROMEDIO(C2:C9)*31, si se está calculando para octubre.
Con esta proyección, se tiene una idea clara de si se está en camino de gastar más de lo que deberías, y se podrán hacer ajustes para mantenerte dentro del presupuesto pensado.
Cuál es la ventaja de usar Excel para las finanzas
Otra función muy útil de Excel son los gráficos. Estos permitirán ver de manera visual cómo se distribuyen los gastos y si alguna categoría está consumiendo más dinero del normal.
- Seleccionar las categorías de gasto y los valores de las columnas B y C.
- Ir a la pestaña Insertar y seleccionar el gráfico de barras o pastel.
- El gráfico mostrará la proporción de cada categoría y permitirá visualizar rápidamente en qué áreas se está gastando más de lo esperado.
Una vez con todo configurado, verificar de guardar tu archivo de Excel y revisarlo regularmente. Se puede llevar en el celular o tenerlo en la nube, gracias a la integración de Excel con OneDrive, lo que permitirá registrar y controlar los gastos desde cualquier lugar.
